Selbständigkeit în Germania: bonurile pentru biroul de acasă trebuie înregistrate mai repede. Ce trebuie să știe românii cu Gewerbe sau activitate independentă

Românii din Germania care lucrează ca Selbständige, Freiberufler sau au Gewerbe trebuie să fie mai atenți la modul în care își documentează cheltuielile pentru biroul de acasă. O decizie a Bundesfinanzhof arată clar că simpla păstrare a bonurilor într-un dosar nu este suficientă, dacă aceste costuri sunt declarate ulterior ca Betriebsausgaben pentru un häusliches Arbeitszimmer.

Știrea a fost semnalată de FAZ, care a relatat că persoanele independente trebuie să înregistreze mai rapid bonurile dacă vor să deducă fiscal cheltuielile pentru biroul de acasă. Tema se bazează pe o decizie a Bundesfinanzhof din 24 martie 2026, dosar VIII R 6/24.

Ce s-a schimbat, de fapt?

Nu vorbim despre o nouă lege generală pentru toate bonurile și toate cheltuielile. Vorbim despre o clarificare importantă pentru cheltuielile legate de häusliches Arbeitszimmer, adică biroul de acasă folosit profesional.

Bundesfinanzhof a decis că aceste cheltuieli trebuie înregistrate separat, individual și la timp. Judecătorii au spus expres că o simplă colecție de bonuri nu este suficientă. Costurile trebuie trecute fie într-o coloană separată în evidența cheltuielilor, fie într-un document separat, scris sau digital.

Asta înseamnă că metoda folosită de mulți antreprenori mici — „strâng bonurile tot anul și le sortez când fac declarația fiscală” — poate deveni riscantă dacă vrei să deduci costurile reale pentru biroul de acasă.

Cine este afectat?

Sunt afectați în special românii din Germania care lucrează independent și își declară veniturile prin Einnahmen-Überschuss-Rechnung, adică EÜR. Aici intră, de exemplu:

persoane cu Gewerbe; freelanceri și Freiberufler; consultanți, traducători, IT-iști, designeri, agenți de vânzări; mici antreprenori care lucrează de acasă; persoane cu activitate independentă secundară, dacă declară costuri pentru Arbeitszimmer.

Nu este suficient să ai o cameră acasă și să spui că este birou. Regulile fiscale pentru häusliches Arbeitszimmer sunt stricte. Conform ghidului fiscal al Ministerului Federal de Finanțe, cheltuielile pentru un birou de acasă sunt, în principiu, deductibile doar dacă acel birou reprezintă centrul întregii activități profesionale sau de afaceri. Alternativ, există posibilitatea unei sume forfetare anuale de 1.260 euro, dacă sunt îndeplinite condițiile.

Ce înseamnă „Arbeitszimmer” în Germania?

Un häusliches Arbeitszimmer este o cameră integrată în locuință, folosită aproape exclusiv pentru activitatea profesională. Nu este același lucru cu masa din bucătărie, colțul din living sau un birou improvizat într-o cameră folosită și privat.

Ministerul Federal de Finanțe explică faptul că un Arbeitszimmer trebuie să fie, prin poziție, funcție și dotare, un spațiu legat de locuința privată, dar folosit pentru activități profesionale precum muncă administrativă, scrisă, organizatorică sau intelectuală. O utilizare privată minoră, sub 10%, poate fi acceptată, dar o „Arbeitsecke”, adică un simplu colț de lucru într-o cameră folosită privat, nu este considerată Arbeitszimmer.

Ce cheltuieli pot intra la Arbeitszimmer?

Dacă biroul de acasă îndeplinește condițiile, pot intra în calcul cheltuieli precum chirie proporțională, costuri cu apa, energia, încălzirea, curățenia, asigurarea clădirii, Grundsteuer, dobânzi pentru credit imobiliar sau amortizarea clădirii, în cazul proprietarilor. Pot fi incluse și costuri pentru amenajarea camerei, cum ar fi tapet, perdele, covor, lămpi sau renovări legate direct de birou.

Important: aceste sume trebuie calculate proporțional, de obicei după raportul dintre suprafața biroului și suprafața totală a locuinței.

De ce nu mai ajunge să păstrezi bonurile?

În cazul analizat de Bundesfinanzhof, contribuabilul a strâns documentele în timpul anului și a făcut o listă abia când pregătea declarația fiscală. Instanța a spus că acest lucru nu respectă cerința de înregistrare la timp. Mai mult, nici simpla trecere a sumei în formularul EÜR nu a fost considerată suficientă, pentru că formularul permitea doar o sumă totală, nu o evidență individuală și separată.

Bundesfinanzhof a indicat că, în mod obișnuit, astfel de înregistrări trebuie făcute în termen de 10 zile. În cazuri excepționale, amânarea poate ajunge cel mult la o lună. O listă făcută abia la finalul anului sau la pregătirea Steuererklärung poate fi prea târzie.

Exemplu practic pentru românii cu Gewerbe

Să presupunem că ai Gewerbe în Germania și lucrezi de acasă. Ai o cameră folosită exclusiv ca birou, iar la finalul anului vrei să deduci o parte din chirie, electricitate, internet, încălzire și asigurare.

Dacă ai păstrat toate facturile într-un dosar și le-ai calculat abia când ai făcut EÜR, Finanzamt poate refuza deducerea costurilor reale pentru Arbeitszimmer. Nu pentru că biroul nu ar exista neapărat, ci pentru că nu ai respectat obligația de evidență separată și la timp.

Corect ar fi să ai din timpul anului o evidență separată: o coloană în contabilitate, o Kostenstelle în software sau un document digital numit, de exemplu, „Arbeitszimmer 2026”, în care treci fiecare cost relevant imediat sau cel târziu într-un interval rezonabil.

Ce trebuie să faci concret?

În primul rând, verifică dacă spațiul tău de lucru chiar îndeplinește condițiile pentru häusliches Arbeitszimmer. Dacă lucrezi doar la masa din living, probabil nu este Arbeitszimmer, iar regula poate fi alta.

În al doilea rând, nu amesteca aceste costuri cu restul cheltuielilor firmei. Creează o categorie separată în contabilitate: „Arbeitszimmer”, „Homeoffice Raumkosten” sau „häusliches Arbeitszimmer”.

În al treilea rând, înregistrează costurile rapid. Nu aștepta finalul anului. Pentru fiecare factură sau plată relevantă, notează data, suma, tipul costului, furnizorul și procentul atribuit biroului de acasă.

În al patrulea rând, discută cu Steuerberater-ul dacă este mai avantajos să declari costurile reale sau să alegi Jahrespauschale de 1.260 euro. Această sumă forfetară poate fi mai simplă, pentru că nu presupune aceeași muncă de justificare a costurilor reale, dar se aplică doar dacă sunt îndeplinite condițiile legale pentru Arbeitszimmer.

Atenție la diferența dintre Arbeitszimmer și Homeoffice-Pauschale

Mulți români confundă cele două reguli. Arbeitszimmer înseamnă o cameră separată, aproape exclusiv profesională, care poate permite deducerea costurilor reale sau a unei sume forfetare anuale, dacă este centrul activității.

Homeoffice-Pauschale sau Tagespauschale este altă regulă și se aplică pentru zilele lucrate de acasă, în anumite condiții, chiar dacă nu ai o cameră separată recunoscută ca Arbeitszimmer. Nu poți deduce pentru aceeași perioadă și costuri de Arbeitszimmer, și Tagespauschale. Ministerul Federal de Finanțe precizează că deducerea Tagespauschale nu este permisă pentru perioadele în care sunt deduse cheltuieli sau Jahrespauschale pentru häusliches Arbeitszimmer.

De ce contează pentru românii din Germania?

Pentru mulți români cu Gewerbe sau activitate independentă, contabilitatea este ținută simplu: bonuri salvate, facturi în e-mail, câteva extrase bancare și apoi totul trimis la Steuerberater. Decizia BFH arată că, pentru anumite cheltuieli sensibile, această abordare poate fi insuficientă.

Riscul practic este ca Finanzamt să nu accepte deducerea costurilor pentru biroul de acasă. Asta poate însemna profit impozabil mai mare și, implicit, impozit mai mare.

Pentru cei care lucrează mult de acasă — consultanți, traducători, programatori, agenți, creatori de conținut, administratori de firme mici — regula trebuie tratată serios.

Concluzie

Dacă ești Selbständig în Germania și vrei să deduci costurile reale pentru biroul de acasă, nu te baza doar pe bonuri păstrate într-un dosar. Înregistrează cheltuielile separat, individual și la timp.

Decizia Bundesfinanzhof nu spune că biroul de acasă nu mai poate fi dedus. Spune însă că forma de documentare contează. Iar pentru un mic antreprenor, o greșeală de formă poate însemna pierderea unei deduceri fiscale importante.

Acest articol are scop informativ și nu înlocuiește consultanța fiscală. Pentru cazuri concrete, mai ales dacă ai proprietate, mai multe activități, Gewerbe secundar sau declarații restante, discută cu un Steuerberater.

Surse

Frankfurter Allgemeine Zeitung / FAZ, articol semnalat la 4 iulie 2026: „Selbständige müssen Belege rascher erfassen”.

Bundesfinanzhof, Urteil vom 24.03.2026, VIII R 6/24.

Bundesministerium der Finanzen, Lohnsteuer-Hinweise 2026 privind häusliches Arbeitszimmer, Jahrespauschale și Tagespauschale.